Chapitres
Quand situer les entretiens ?
- L'entretien de départ se fait à l'arrivé du collaborateur ou autre (début de semaine, de mois, etc.)
- Les entretiens intermédiaires se font aux moments judicieux, c'est à dire sans attendre qu'il soit trop tard, au moment ou un incident critique (positif ou négatif) intervient et tout au long du travail effectué et/ou du projet professionnel
- L'entretien final se fait en période calme et peut se faire à la date d'arrivée du collaborateur et/ou en fin d'année, de semaine, de mois, etc.(en fonction du suivi journalier ou annuel ou autre)
Combien de temps ?
- De 30 minutes à une heure ou deux semble représenter une bonne moyenne en fonction du suivi annuel et/ou régulier
- L'important est de prévoir suffisamment de temps pour ne pas être bloqué par un autre candidat ou un rendez-vous intempestif, à un moment crucial de votre entretien
La préparation du collaborateur
a) Pour le suivi et l'évaluation annuelle
- Réaliser un guide d'entretien d'appréciation avec les règles du jeu, que vous lui transmettrez lors d'un rendez-vous fixer huit ou quinze jours à l'avance, pour qu'il puisse préparer cet entretien (en fonction de son niveau d'autonomie)
- Vous lui demanderez aussi de réfléchir aux autres points qu'il souhaite aborder au cours de cet entretien
- Il est important que le collaborateur ait fait le point sur ses résultats, réfléchi à ses propres objectifs, préparé quelques questions qu'il souhaite aborder au cours de l'entretien (en fonction de son niveau d'autonomie)
Mais ces éléments doivent servir de base à un dialogue constructif et non être les enjeux d'une négociation ou chacun cherche à imposer son point de vue
b) Pour le suivi et l'évaluation régulière
- Une règle primordiale, être à l'écoute et bien communiquer
La préparation du responsable
1) – S'appuyer impérativement sur des faits concrets ou des résultats chiffrés car en matière de relation humaine la subjectivité est source de conflit
Documents écrit reçu à son sujet
Les informations écrites venant d'autres services ou de clients
L'observation directe spontanée ou préparée
- Le but n'est pas de monter un dossier secret, mais d'avoir, en cas de besoin, les faits sur lesquels vous avez fondé votre appréciation objective
2) - Utiliser les éléments des précédents entretiens
Pour y trouver les objectifs fixés auparavant
Pour apprécier l'évolution de votre collaborateur
Pour vérifier vos propres perceptions sur votre collaborateur
- Si vos appréciations sont très semblable à celles des mois ou années précédentes, vérifiez que vous n'êtes pas tombé dans ce que les psychologues appellent « l'effet de Halo » qui consiste à interpréter tout fait nouveau à la lumière d'une image que vous vous êtes faite, une fois pour toutes, de votre collaborateur
3) - Clarifier nos propres objectifs
Il ne s'agit pas d'imposer notre position, ni d'aborder l'entretien sans idées préconçues, mais d'avoir noter et réfléchi à deux ou trois objectifs que vous voulez atteindre au cours de celui-ci
Ainsi vous pourrez, sans risques de les oublier, écouter dans un premier temps les analyses et les propositions de votre collaborateur
Souvent les objectifs sont compatibles avec les propositions de votre collaborateur
S'ils ne le sont pas, le fait de les avoir notés vous permettra d'en aborder la négociation avec :
Une vision claire de ce que vous voulez obtenir
La connaissance des enjeux et motivations de votre collaborateur
4) - Ayez un entretien préalable avec votre propre hiérarchique (suivi annuel)
- Il vous permettra en particulier :
1) - De diminuer la subjectivité de votre appréciation
Avec un regard plus distant, votre responsable pourra nuancer, voire corriger l'effet de halo qui risque d'entacher votre appréciation
2) - D'intégrer les objectifs de votre collaborateur aux missions plus large du service
vous devez savoir si le poste qu'occupe votre employé est appelé à se développer ou si, au contraire, son poste risque de se réduire, voire de disparaître
3) - De connaître votre marge de manœuvre et les moyens dont vous disposer
4) - De garantir l'équité des appréciations interservices
le fait de savoir que les appréciations sont connues, discutées et relativisées au niveau supérieur rassurera votre collaborateur sur le sentiment d'injustice qu'il pourrait éventuellement ressentir
5) - De donner du poids à vos propositions
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